Por que arquivos são publicados no CDE sem revisão?

Se qualquer um publica, ninguém aprovou.

No CDE da ISO 19650, informação não salta para Publicado. Ela sobe por estados, através de transições com portão: trabalho em andamento, depois a transição checar/revisar/aprovar, depois compartilhado, depois a transição revisar/autorizar, e só então publicado. Quando um arquivo vai direto para Publicado sem revisor, você pulou justamente as duas transições que dão sentido ao estado.

Essas transições são normativas. A §12.3 da 19650-1 é a transição checar/revisar/aprovar; a §12.5 é a revisar/autorizar. A §5.6.4 da 19650-2 exige revisar a informação e aprovar antes do compartilhamento; a §5.7.2 exige revisar e autorizar antes da entrega. E a §9 a) da 19650-1 é direta: autores só disponibilizam informação aprovada.

Publicar sem revisão não é velocidade. É colocar informação não verificada onde outros vão construir em cima.

1. 1

   Sobe direto para Publicado · o contêiner pula os estados intermediários e as transições checar/revisar/aprovar (§12.3) e revisar/autorizar (§12.5 da 19650-1).

2. 2

   Sem revisor nomeado · ninguém tem o papel de revisar antes da publicação. A §5.6.4 da 19650-2 pressupõe um responsável pela revisão.

3. 3

   Estado não significa nada · tudo fica em uma pasta só, sem distinguir em andamento, compartilhado e publicado (§12.2, §12.4, §12.6 da 19650-1).

4. 4

   Sem registro de aprovação · não há quem, quando nem contra o quê a informação foi aprovada. A §5.1.7 e) da 19650-2 exige registro de quem transita cada estado.

5. 5

   Campo usa o que achou · como tudo está publicado, o campo pega qualquer versão, inclusive rascunho.

1. 1

   CDE sem workflow de estados · a ferramenta guarda arquivo mas não implementa as transições com portão (§12.3 e §12.5 da 19650-1). Sem portão, não há revisão.

2. 2

   Métodos e procedimentos não definidos · a §5.1.5 da 19650-2 pede definir a criação, revisão e aprovação da informação. Se isso não foi escrito, cada um publica como quer.

3. 3

   Verificação confundida com revisão · roda-se o validador e chama-se de aprovação. A Nota 2 da §5.6.3 avisa que verificação de conformidade não substitui a revisão (§5.6.4).

4. 4

   Sem papel de revisor · a §7 da 19650-1 pede funções atribuídas. Sem quem revisa e quem autoriza, a transição não acontece.

5. 5

   Pressão de prazo · para ganhar tempo, pula-se a revisão. O tempo economizado volta como retrabalho quando o erro aparece a jusante.

1. 1

   Erro propagado · outra disciplina coordena em cima de informação não aprovada. O erro se multiplica antes de ser pego.

2. 2

   Rascunho usado como definitivo · o campo executa a partir de um contêiner que nunca deveria ter saído do trabalho em andamento.

3. 3

   Sem responsável pela informação · quando falha, não há quem aprovou. A responsabilidade some junto com o registro que nunca existiu.

4. 4

   Retrabalho em cascata · corrigir informação já publicada e reutilizada custa muito mais do que revisar antes.

5. 5

   Auditoria sem base · sem registro de aprovação, não há como provar que a informação passou por revisão antes do uso.

Curto prazo (30 dias):

1. Ativar os estados no CDE. Configurar trabalho em andamento, compartilhado e publicado, com transições que exigem aprovação (§12 da 19650-1).

2. Nomear revisor por disciplina. Sem revisor, não há transição (§5.6.4 da 19650-2).

3. Ligar o registro de transição. Cada mudança de estado grava usuário e data (§5.1.7 e da 19650-2).

Médio prazo (60-90 dias):

4. Escrever os métodos e procedimentos de criação, revisão e aprovação (§5.1.5 da 19650-2).

5. Separar verificação de revisão. A verificação automatizada (§5.6.3) antecede, não substitui, a revisão de adequação (§5.6.4).

6. Instituir o caminho de rejeição para revisão malsucedida, com registro do porquê (§5.6.4 b).

1. 1

   CDE com estados e portões, desde o início · as transições checar/revisar/aprovar (§12.3) e revisar/autorizar (§12.5 da 19650-1) são a espinha do fluxo, não um extra.

2. 2

   Revisor nomeado por disciplina · a §7 da 19650-1 atribui funções. Publicação sempre passa por quem revisa e quem autoriza.

3. 3

   Registro de aprovação sempre · cada transição grava usuário e data (§5.1.7 e da 19650-2). Sem registro, não houve aprovação.

4. 4

   Verificação antecede a revisão · o validador (§5.6.3) roda antes; a revisão de adequação (§5.6.4) decide. Uma não substitui a outra.

• ABNT NBR ISO 19650-1:2018Conceitos e princípios. §12 define os estados do CDE (em andamento §12.2, compartilhado §12.4, publicado §12.6, arquivado §12.7) e as transições com portão checar/revisar/aprovar (§12.3) e revisar/autorizar (§12.5). §9 a) estabelece que autores só disponibilizam informação aprovada. §7 trata das funções de revisão e autorização.
• ABNT NBR ISO 19650-2:2018Fase de entrega. §5.6.4 exige revisar a informação e aprovar antes do compartilhamento, com caminho de rejeição registrado (alínea b). §5.7.2 exige revisar e autorizar antes da entrega. §5.6.3 institui a verificação da garantia da qualidade, e a Nota 2 a distingue da revisão. §5.1.7 e) exige registrar o usuário e a data em cada transição de estado. §5.1.5 pede definir criação, revisão e aprovação.